4. Đảm bảo các khoản thu bằng tiền mặt đang được xử lý
Vấn đề lớn nhất của hầu hết các công ty trong giai đoạn này là dòng tiền. Phải có tiền để trả cho các khoản chi phí của doanh nghiệp. Điều quan trọng là phải đảm bảo các khoản thu bằng tiền mặt. Đối với thủy sản tươi sống, bạn sẽ không gặp vấn đề gì khi nhận thanh toán đầy đủ trong lần giao hàng cuối cùng.
Đối với giao hàng đông lạnh, việc nhận thanh toán khó hơn một chút. Khách hàng của bạn sẽ gặp vấn đề về dòng tiền giống như bạn đang gặp phải. Trong trường hợp xuất khẩu theo chứng từ (documents), Thư tín dụng (Letters of Credit - LC) hoặc Tiền mặt đối với chứng từ (Cash against Documents - CAD), ngay cả khi khách hàng chấp nhận chứng từ, họ có thể yêu cầu bạn thay đổi các điều kiện để ngân hàng thực hiện thanh toán vài tuần sau khi thu thập chứng từ. Ví dụ: CAD 30 ngày thay vì CAD.
Bạn sẽ phải cân nhắc nhu cầu tiền mặt cấp thiết của mình so với mối quan hệ trong tương lai của bạn với khách hàng đó. Nếu bạn có thể đợi vài tuần, khách hàng sẽ đánh giá cao cử chỉ của bạn và ghi nhận hành động đó. Ngược lại, bạn có thể vẫn nên nhắc nhở khách hàng về việc thanh toán.
Trong trường hợp xuất khẩu theo hình thức tín dụng (không có chứng từ qua ngân hàng), khách hàng có thể yêu cầu bạn cho họ hoãn thanh toán trong vòng vài tuần. Ví dụ: thay vì thanh toán trong vòng 30 ngày, họ có thể yêu cầu thanh toán cho bạn trong vòng 60 ngày. Ở trường hợp này, bạn cần phải xem xét tình hình tài chính của doanh nghiệp mình cũng như đánh giá tiềm năng của khách hàng mà bạn có thể tạo ra sau cuộc khủng hoảng COVID-19.
Lời khuyên của CBI: Hãy luôn nhớ rằng dòng tiền là vấn đề lớn nhất của nhiều công ty hiện nay. Thể hiện sự nghiêm túc của bạn đối với khách hàng và có thể tạo thiện chí nếu tình hình tài chính của bạn cho phép.
5. Giảm thiểu chi tiêu của doanh nghiệp
Ngừng mua nguyên liệu thủy sản. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh thủy sản tươi sống, hãy nói với ngư dân trước khi họ ra khơi đánh bắt rằng bạn sẽ không mua thủy sản của họ nữa (cho đến khi có thông báo mới). Thà để cá bơi trong đại dương hơn là để chúng thối rữa trên bờ. Giải thích với các nhà cung cấp rằng, do tình hình dịch bệnh, mối quan tâm đầu tiên của bạn là nhân viên và công ty của bạn. Ban đầu có thể họ sẽ tức giận, nhưng sẽ dịu lại ngay khi nghe thấy thông tin tương tự từ đối thủ cạnh tranh. Bạn cũng có thể chia sẻ việc thiếu cước vận chuyển bằng đường hàng không, khiến việc vận chuyển cá tươi đến các khách hàng Châu Âu không thực hiện được.
Trong lĩnh vực kinh doanh thủy sản đông lạnh, nhiều công ty đã lợi dụng giá thu mua giảm sâu, quyết định tăng trữ lượng thủy sản đông lạnh. Rất nhiều kho lạnh ở các nước đang phát triển đầy ắp tôm cá, chờ được giải phóng khi thị trường mở cửa trở lại. Nhưng câu hỏi đặt ra là: Thị trường sẽ thể hiện sự quan tâm ở mức giá nào? Không ai biết. Cổ phiếu có thể phải được bán thấp hơn nhiều so với giá vốn. Vì vậy, nói ngắn gọn lại là: Hãy chỉ mua nguyên liệu thô khi khách hàng của bạn yêu cầu bạn làm như vậy, để tuân thủ một hợp đồng đang chờ xử lý.
Một khi khách hàng của bạn đã hủy hoặc hoãn hợp đồng thì bạn đừng cố tỏ ra thông minh hơn thị trường. Ngay cả khi bạn thấy giá mua ở mức thấp kỷ lục thì hãy nghĩ về tiền điện, công đóng gói, nguồn tài chính, v.v. Điều này có tác động quan trọng đến dòng tiền của doanh nghiệp. Ngoài ra, hãy ngừng mua máy móc, thiết bị, vật liệu, bao bì, v.v. cho đến khi bạn biết được tác động của tình hình dịch bệnh đối với công ty của bạn và việc đánh giá tình hình dịch bệnh trên toàn thế giới, nhất là ở Châu Âu.
Một câu hỏi khác cần trả lời là: Tôi phải trả tiền những khoản gì? Có hóa đơn nào đang chờ xử lý? - Trong trường hợp đó, hãy cố gắng hoãn việc thanh toán. Mỗi tuần chậm thanh toán sẽ giúp bạn có thêm thời gian để tồn tại. Đừng bao giờ nói “Tôi sẽ không trả tiền”, hãy nói rằng “Công ty sẽ gửi các khoản thanh toán muộn hơn một chút, để tập trung trả lương đúng hạn cho nhân viên”. Bên cạnh những khách hàng tốt và nghiêm túc, bạn cũng cần những nhà cung cấp tốt và nghiêm túc.
Lời khuyên của CBI: Ngừng mua nguyên liệu thô nếu bạn không chắc chắn rằng bạn có thể bán nó. Đừng để giá bán siêu thấp cám dỗ bạn. Công ty của bạn, nhân viên của bạn chính là mối quan tâm đầu tiên của bạn. Tôn trọng các nhà cung cấp của bạn, vì bạn còn cần họ trong tương lai.
6. Tổng hợp tài chính
Kiểm kê hàng tồn kho của bạn, các khoản chi tiêu tiền mặt đang chờ xử lý, doanh số bán hàng đang chờ xử lý và các khoản phải thu bằng tiền mặt. Sau đó, bạn có thể lập kế hoạch tài chính và đặc biệt là kiểm soát dòng tiền của mình. Câu hỏi đặt ra là: Công ty của tôi có thể tồn tại bao lâu với số tiền tôi có? Hãy nhớ rằng, các khoản chi phí biến đổi có thể giảm đáng kể trong ngắn hạn, nhưng các khoản chi phí cố định vẫn tiếp tục phải trả. Chi phí biến đổi có thể là nguyên vật liệu, tiền lương của công nhân thời vụ, tiền điện-nước phát sinh. Chi phí cố định có thể là bảo trì máy móc, tiền thuê sản phẩm/ dịch vụ, tiền lương của nhân viên cố định hoặc tiền điện cố định. Các chi phí này phải được thanh toán từ dòng tiền của bạn.
Sau khi tính toán tất cả các chi phí cố định của mình, bạn sẽ biết mình có thể tồn tại bao nhiêu tuần với số tiền công ty có sẵn và số tiền bạn chắc chắn nhận được trong vòng vài tuần. Đây là lượng tiền mặt sẵn có chia cho chi phí cố định mỗi tuần. Việc xác định số tuần bạn có để có thể tồn tại về mặt tài chính trong những trường hợp này là rất khó. Tất cả phụ thuộc vào cuộc khủng hoảng này kéo dài trong bao lâu.
Nếu tính toán của bạn cho thấy rằng công ty của bạn chỉ có thể tồn tại trong vài tuần, thì bạn có một vấn đề nghiêm trọng và ít thời gian để phản ứng và thích ứng với công ty của bạn. Nếu bạn có thể tồn tại trong khoảng sáu đến tám tuần, thì bạn có nhiều khả năng hơn để tìm các giải pháp thay thế và các nguồn thu nhập khác, nhưng bạn sẽ phải thực hiện thật nhanh chóng. Nếu bạn có thể tồn tại hơn 12 tuần, bạn có thời gian để công ty của bạn thích nghi với thực tế mới. Bạn có thời gian để xem xét các bước và chiến lược tiếp theo của mình một cách chuyên nghiệp và suy nghĩ thấu đáo hơn.
Lời khuyên là: Tính toán dòng tiền của bạn một cách chi tiết. Ước tính xem công ty của bạn có thể tồn tại bao nhiêu tuần với số tiền mặt bạn có. Ước tính thời gian bạn phải thích nghi và phản ứng cho đến khi khủng hoảng kết thúc. Sau những hành động tức thì này, bây giờ chúng ta chuyển sang những hành động bạn có thể thực hiện trong những tháng tới và năm tới.
7. Tổ chức buổi họp mặt với khách hàng
Sau sáu bước đầu tiên, bạn biết mình đang đứng ở đâu. Nếu bạn vẫn nghĩ rằng mọi thứ sẽ tự giải quyết, bạn đang đặt công ty và nhân viên của mình vào tình thế nguy hiểm. Bây giờ là lúc để lấy lại động lực. Bạn phải nghĩ về tương lai của mình.
Giờ đây, khách hàng đã trở nên lý trí hơn một chút so với khi mới bùng dịch. Giống như bạn, họ biết vị trí của họ và họ có ý tưởng về tác động đối với công ty của họ. Trong những tuần đầu tiên, không nên nói chuyện với họ về bất cứ điều gì khác ngoài các đơn đặt hàng đang chờ xử lý. Bây giờ, họ có thời gian để nói với bạn về tương lai gần. Có một cuộc họp với họ qua Skype, Zoom, điện thoại hoặc các kênh khác, để giúp bạn có được ý tưởng về thị trường nhắm đến.
Khách hàng đã làm gì với các đơn hàng đang chờ xử lý? Họ đang làm việc ở công suất nào? Họ có phải cho nhân viên nghỉ ở nhà không? Khi nào thì các quán bar và nhà hàng sẽ mở cửa trở lại? Họ có bán cho siêu thị không? Nếu có bán cho siêu thị thì có bao gồm sản phẩm của bạn không? Còn những dự đoán nào khác? Họ có khuyên bạn mua nguyên liệu thô ngay bây giờ? Xu hướng thị trường có thay đổi không? Họ có khuyên bạn nên điều chỉnh sản phẩm của mình không? Họ có nhấn mạnh vào các chứng nhận chất lượng, an toàn và vệ sinh như BRC hoặc IFS không?
Một cuộc họp cung cấp thông tin như thế này sẽ giúp bạn tìm hiểu và đánh giá những khả năng xảy ra trong ngắn hạn. Đừng cố gắng bán hàng, điều đó để dành làm sau. Đồng thời, đừng nói với khách hàng của bạn rằng công ty của bạn đang bị ảnh hưởng nặng nề như thế nào. Tại thời điểm này, việc yêu cầu mức giá thực tế sẽ khiến bạn thất vọng, vì những mức giá đó sẽ rất thấp. Hãy cư xử thật tích cực và mang tính xây dựng, đồng thời cố gắng truyền đạt sự lạc quan của bạn tới khách hàng. Hãy nói rõ rằng bạn cũng đang ở trong hoàn cảnh tương tự và sẵn sàng bắt đầu lại khi mọi thứ chuyển biến tốt hơn.
Lời khuyên của CBI: Hãy đón nhận thông tin thị trường hiện tại từ khách hàng của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng các nguồn thông tin trực tuyến (như các kết quả nghiên cứu của CBI về xuất khẩu thủy hải sản sang Châu Âu, Seafood Source, Undercurrent News). Tăng thiện chí của khách hàng bằng cách chủ động quan tâm tới khách hàng hơn nữa. Đừng cố gắng bán hàng ngay bây giờ, điều đó cứ để sau. Cố gắng tìm hiểu xem sản phẩm của bạn có còn phù hợp với thị trường hay không. Hãy lạc quan lên và có động lực để bắt đầu khi mọi thứ được cải thiện.
Ngọc Thúy (theo www.cbi.eu)