10. Thay đổi Kế hoạch Tiếp thị Xuất khẩu và đối tượng khách hàng
Bây giờ, bạn sẽ biết chính xác vị trí của công ty bạn, cả hiện tại và trong tương lai gần. Đã đến lúc suy nghĩ về tình hình trung hạn và dài hạn. Với lượng công việc ít hơn bình thường, điều tồi tệ nhất bạn có thể làm lúc này là thư giãn và chờ đợi. Đây chính là lúc bạn nên tăng gấp đôi nỗ lực và sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả bằng cách sửa đổi Kế hoạch kinh doanh (Business Plan) và Kế hoạch tiếp thị xuất khẩu (Export Marketing Plan - EMP). Nếu bạn không có Kế hoạch tiếp thị xuất khẩu, hãy yêu cầu trợ giúp và cố gắng tự viết bản kế hoạch này. Nói cách khác, bạn phải xem xét lại một số điểm chính trong kế hoạch của mình:
• Tiếp thị hỗn hợp: Trả lời các câu hỏi: Tôi đang bán thủy hải sản tươi sống hay đông lạnh? Hoặc cả hai? Giá trị gia tăng? Chuỗi cung ứng của tôi có phải là chuỗi phù hợp để đạt được sự bền vững không? Tôi có thể sử dụng thời gian này để thực hiện các tiêu chuẩn BRC, IFS hoặc Trách nhiệm Xã hội của Doanh nghiệp (Corporate Social Responsibility - CSR)? Tôi nên cải thiện điều gì trong nhà máy chế biến của mình? Tôi có thể giảm chi phí của mình ở đâu? Trang web của tôi có được cập nhật không? Hội chợ kinh doanh nào sẽ là lựa chọn đầu tiên? Bao bì và thiết kế của tôi có còn hấp dẫn không?
• Thị trường: Tôi có bán cho Châu Âu, Hoa Kỳ, Châu Á, Châu Phi không? Cụ thể là khu vực nào của Châu Âu? Tôi có thể bán hàng nội địa ở nước mình thông qua kênh bán hàng trực tuyến, bao gồm cả các loài nhập khẩu không? Các xu hướng có thay đổi tại một thị trường quan trọng không? Sẽ có một cuộc suy thoái kinh tế?
• Phân khúc thị trường: Tôi có nhắm đến các mục tiêu bán buôn? bán lẻ? hay kết hợp?
• Khách hàng: Khách hàng hiện tại của tôi có thực sự tốt không? Tôi có phụ thuộc quá nhiều vào một số khách hàng? Khách hàng của tôi đang bán sản phẩm của tôi cho đối tượng nào? Khách hàng của tôi có bán cho người bán lẻ không? Làm cách nào để cải thiện mối quan hệ của tôi với khách hàng? (hãy xem bước 12).
Những câu hỏi này phải được bạn suy nghĩ, trả lời. Tất cả phụ thuộc vào điểm mạnh và điểm yếu của công ty bạn cũng như các cơ hội và mối đe dọa trên thị trường. Bạn có thể nhận thấy rằng bạn đang thiếu một khía cạnh quan trọng trong kinh doanh, đó là: các lựa chọn thay thế. Có thể bạn đã tập trung quá nhiều vào một số thị trường, phân khúc, sản phẩm, khách hàng, cửa hàng, v.v. Chúng tôi nghĩ rằng mỗi công ty phải có ít nhất ba sự kết hợp Thị trường Sản phẩm khác nhau (Product Market Combinations). Nếu một cái thất bại, bạn vẫn còn hai cái khác để dựa vào.
Ngoài ra, bạn nên nhớ rằng phân khúc duy nhất tồn tại tương đối tốt trong những trường hợp này chính là bán lẻ. Điều quan trọng là một số khách hàng của bạn đang giao hàng cho kênh bán lẻ. Hiện đại hóa hoạt động bán hàng tại địa phương của bạn thông qua việc bán hàng trực tuyến có thể là một giải pháp thay thế tốt khi thị trường thế giới tăng trưởng chậm lại. Bạn có thể bán thủy sản trực tuyến cho các cửa hàng nhỏ và/hoặc người tiêu dùng thông qua hình thức giao hàng tận nhà.
Trong khi tình hình hiện tại vẫn tiếp diễn, bạn nên liên hệ với khách hàng hiện tại của mình ít nhất hai tuần một lần. Các dấu hiệu của sự quan tâm sẽ giúp bạn và khách hàng của bạn duy trì mối quan hệ hợp tác kinh doanh. Thật không may, vào lúc khủng hoảng kinh tế thì hầu hết các nhà nhập khẩu không còn đủ động lực để lắng nghe các nhà cung cấp. Các nhà nhập khẩu có xu hướng tập trung vào công ty của mình, chứ không quan tâm nhiều đến nhà cung cấp - những người cũng đang phải chịu đựng cuộc khủng hoảng.
Lời khuyên của CBI: Sử dụng thời gian của bạn một cách hiệu quả. Sửa đổi kế hoạch và tuân theo chúng một cách nghiêm ngặt. Để biết thông tin thị trường, hãy xem các nghiên cứu của CBI về xu hướng thị trường. Thay đổi đối tượng khách hàng của bạn. Có thể tham khảo các nền tảng trực tuyến, như: Fresh Fish Basket và AO Seafoods.
11. Trực tiếp gặp gỡ khách hàng
Ngay khi dịch vụ du lịch được kích hoạt trở lại, những người kinh doanh trên khắp thế giới sẽ tìm kiếm cơ hội để trực tiếp đi thăm khách hàng của mình và để kịp thời nắm bắt thị trường. Bạn nên là một trong số đó. Bạn nên đi thăm khách hàng truyền thống và khách hàng mới, tiềm năng ngay khi bạn có thể đi du lịch mà không bị hạn chế về kiểm dịch. Bắt đầu với khách hàng quan trọng nhất của bạn hoặc khách hàng tiềm năng nhất. Các cuộc gặp gỡ nên được thực hiện sớm để khôi phục lại mối quan hệ và tạo thiện chí. Bạn cũng không phải lo về việc bị quá tải đơn hàng tại thời điểm này. Vì vẫn còn rất nhiều nỗi lo ngại trên thị trường kinh doanh thủy sản, đặc biệt là trong lĩnh vực hàng thủy sản đông lạnh.
Lời khuyên của CBI: Hãy đi thăm hỏi, gặp gỡ khách hàng truyền thống của bạn và cả những khách hàng tiềm năng, đầy hứa hẹn. Không quá kỳ vọng vào việc thị trường sẽ phục hồi hoàn toàn trong ngắn hạn.
12. Cải thiện Quản lý quan hệ khách hàng và cập nhật thêm các chứng chỉ cần thiết
Nhiều công ty ở các nước đang phát triển vẫn nghĩ rằng giá cả là phương tiện quan trọng nhất để bán được hàng. Tất nhiên, bạn cần một sản phẩm tốt và nếu nó quá đắt, các nhà nhập khẩu sẽ không mua hàng của bạn. Tuy nhiên, ngoài sự chênh lệch giá, các nhà nhập khẩu còn tập trung vào một vấn đề mà chúng tôi nghĩ rằng nhiều nhà xuất khẩu từ các nước đang phát triển đã không coi trọng đủ: Quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management - CRM). Ngay cả trong những thời điểm khó khăn này, bạn phải sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả. Cố gắng cải thiện kỹ năng Quản lý quan hệ khách hàng.
Một số điểm chính là:
• Về tổng thể: cần biết mọi thứ về công ty, sản phẩm, quá trình chế biến, chuỗi cung ứng, điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội thị trường và mối đe dọa.
• Minh bạch: hoàn toàn cởi mở và công bằng trong giao tiếp với các nhà nhập khẩu. Họ biết nhiều và có kinh nghiệm rộng, vì vậy đừng cố tỏ ra thông minh hơn họ.
• Mục tiêu trung và dài hạn: hài lòng với lần giao hàng thứ 20 cho cùng một khách hàng, hơn là vui mừng về đơn hàng đầu tiên.
• Nghiêm túc và chính xác: cố gắng không mắc những lỗi không đáng có trong e-mail, tài liệu, giá cả, nhãn mác, v.v.
• Sự tự tin: cố gắng xây dựng niềm tin với khách hàng của bạn. Nếu bạn liên tục chứng minh rằng bạn là một nhà cung cấp tốt, khách hàng của bạn sẽ không để bạn thất vọng (nhất là trong những thời điểm tồi tệ như thế này).
• Tuân thủ hợp đồng: hợp đồng vẫn chỉ là hợp đồng, đôi khi nó có lợi cho bạn và đôi khi lại không. Không tuân thủ hợp đồng cũng giống như nói lời chia tay với khách hàng.
• Tính chủ động: bạn dẫn đầu cho cả điều tốt và điều xấu. Nếu có vấn đề với việc giao hàng, bạn phải liên hệ với nhà nhập khẩu trước khi họ liên hệ với bạn.
• Thời gian trả lời: trong hoạt động kinh doanh thủy sản tươi sống, bạn nên trả lời trong vòng hai giờ; trong kinh doanh thủy sản đông lạnh thì bạn nên trả lời trong vòng một ngày.
• Chất lượng sản phẩm ổn định: cách tốt nhất để xây dựng mối quan hệ ổn định là có một sản phẩm ổn định với việc giao hàng ổn định, và giá cả phù hợp với thị trường.
Có một số khóa học miễn phí về Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) có sẵn trên internet. Bạn có thể tìm kiếm trên Google bằng cách nhập cụm từ “free CRM courses”. Một trong số các nhà cung cấp tốt nhất các khóa học miễn phí chính là Học viện Thương mại ITC (tên tiếng Anh: ITC Trade Academy). Ở đó sẽ cung cấp cho bạn một số khóa học miễn phí liên quan đến xuất khẩu và thương mại. Các khóa học thường kéo dài dưới một giờ mỗi ngày, liên tục trong vòng hai tuần. Nếu bạn bỏ lỡ một khóa học, nó sẽ được lặp lại sau mỗi bốn đến sáu tuần. Hãy sử dụng thời gian của bạn một cách hiệu quả bằng cách học hỏi trực tuyến như vậy.
Khoảng thời gian yên tĩnh hơn cũng là thời điểm tốt để sửa đổi các công cụ quảng cáo của bạn. Sắp xếp trang web của bạn theo thứ tự và cập nhật thông tin. Hãy thử các kênh liên lạc mới như Zoom, Webex, cũng như cải thiện kết nối internet của bạn. Cập nhật các sổ tay kỹ thuật, danh thiếp, tờ rơi, v.v. Đây thậm chí có thể là cơ hội để đổi mới thiết kế và logo của bạn.
Một vấn đề khác cần được bạn xem xét trong thời điểm hoạt động kinh doanh chậm lại, đó là các chứng chỉ/chứng nhận, một xu hướng đang trở nên quan trọng đối với các nhà nhập khẩu ở nhiều nước. Họ muốn có những đảm bảo về chất lượng, tính bền vững và đảm bảo thực thi trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (CSR). Việc thực hiện các tiêu chuẩn khá tốn kém nên sẽ phụ thuộc vào tình hình tài chính của bạn. Tuy nhiên, đây là thời điểm tốt để tìm hiểu về các chứng chỉ sau:
• Nhà máy chế biến: BRC, IFS, FSSC 22000.
• Tính bền vững: MSC, ASC, GLOBAL G.A.P., BAP hoặc bất kỳ tiêu chuẩn bền vững quốc gia nào được quốc tế công nhận.
• Trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (CSR): Sedex hoặc BSCI.
Lời khuyên của CBI: Cố gắng cải thiện Quản lý quan hệ khách hàng. Theo dõi các khóa học miễn phí về thương mại và xuất khẩu, ví dụ, từ Học viện Thương mại ITC. Chủ động và đưa bản cập nhật COVID-19 về tình hình của bạn trên trang web của bạn, chẳng hạn như học tập cách mà Fresh Fish Basket đã làm. Tìm hiểu về các chứng nhận/ chứng chỉ.
Hy vọng rằng các tình huống xấu sẽ nhanh chóng qua đi. Trong lúc này, bạn hãy cố gắng suy nghĩ tích cực và lạc quan!
Ngọc Thúy (theo www.cbi.eu)